Des approbations d'achats qui n'attendent plus
Les factures fournisseurs attendaient deux semaines ou plus avant d'être validées. Elles arrivent maintenant chez le bon approbateur dès leur création.
La situation
À mon arrivée, je ne connaissais pas Business Central. Les factures fournisseurs étaient validées par lots : toutes les deux semaines, une personne compilait les factures en attente de chaque approbateur et lui en envoyait la liste par e-mail.
Une facture pouvait attendre 14 jours, voire plus, avant d'être ouverte, et l'historique des validations était éparpillé dans des e-mails.
Le processus
Avanttoutes les deux semaines
- Facture créée
- Attend dans une pile
- Récapitulatif envoyé à la main
- Approuvée 14 jours plus tard, voire plus
Aprèsau fil de l'eau
- Facture créée
- Approbateur assigné tout de suite
- Approuvée dans l'ERP
- Traçabilité complète
Ce que j'ai fait
- Prise en main de l’ERP, jusqu’à en devenir l’administrateur du site : paramétrage, support aux utilisateurs, demandes d’évolution.
- Conception des workflows d’approbation pour trois types de documents : bons de commande, factures d’achat et devis.
- Attribution automatique de chaque facture au bon approbateur, dès sa création.
- Règles de validation définies avec la comptabilité et le contrôle interne.
Le résultat
- d'attente en moins
- 14+ jours
- flux de documents automatisés
- 3
- e-mail de récapitulatif manuel restant
- 0
Les approbations se font maintenant à l'arrivée des documents, et chaque décision est traçable dans le système.